Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) von PITEVA
Stand: 13. Oktober 2026
1. Anbieter und Geltungsbereich
Anbieter der unter der Bezeichnung „PITEVA“ angebotenen Softwaredienste ist Christian Koch, handelnd als Einzelunternehmer unter „PITEVA Software & Digitale Pflegelösungen“, Bardenberger Straße 59, 52146 Würselen, Deutschland, E-Mail: info@piteva.de (nachfolgend „PITEVA“).
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Nutzung der webbasierten Haussoftware sowie der damit verbundenen mobilen und gegebenenfalls Desktop-Anwendungen, Konten, Einrichtungsfunktionen und Zusatzleistungen von PITEVA durch Kunden, die bei Vertragsschluss als Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen handeln (nachfolgend „Kunde“).
Das Angebot richtet sich insbesondere an Pflegeeinrichtungen, deren Träger und andere professionelle Einrichtungen. Verträge mit Verbrauchern sind nicht Gegenstand dieser AGB. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn PITEVA ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt. Individuell vereinbarte Regelungen haben Vorrang.
2. Vertragsgegenstand und Leistungsumfang
PITEVA stellt eine digitale Lösung insbesondere zur Dienst- und Einsatzplanung, Besetzungsübersicht, organisatorischen Zusammenarbeit, Benutzer- und Einrichtungsverwaltung sowie zu weiteren jeweils freigeschalteten Funktionen bereit. Der konkret geschuldete Funktionsumfang ergibt sich aus der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bereitgestellten Tarifbeschreibung, dem Bestellvorgang und etwaigen individuellen Vereinbarungen.
Einzelne Module, Integrationen, Exportformate, Offline-Funktionen und Verbindungen zu Drittanbietern stehen nur zur Verfügung, soweit sie für den gebuchten Tarif ausdrücklich angeboten und technisch bereitgestellt werden. Präsentationen, Demonstrationen und als Vorschau, Beta oder Test gekennzeichnete Funktionen sind keine Zusage ihrer produktiven Verfügbarkeit.
PITEVA unterstützt organisatorische Prozesse, ersetzt jedoch weder die fachliche Entscheidung der verantwortlichen Pflegeleitung noch gesetzlich vorgeschriebene Personal-, Arbeitszeit-, Datenschutz-, Dokumentations- oder Sicherheitsprüfungen. Eine bestimmte Dienstplan- oder Rechtskonformität jedes automatisch erzeugten Vorschlags wird nicht zugesichert.
3. Vertragsschluss und Bereitstellung
Die Darstellung von Tarifen und Leistungen auf der Webseite stellt noch kein verbindliches Vertragsangebot von PITEVA dar. Durch Abschluss des ausdrücklich als zahlungspflichtig gekennzeichneten Bestellvorgangs gibt der Kunde ein Angebot ab. Der Vertrag kommt durch die Bestätigung von PITEVA in Textform oder durch die tatsächliche Bereitstellung des gebuchten Zugangs zustande.
Die Zahlung wird über den im Bestellvorgang benannten Zahlungsdienstleister abgewickelt, insbesondere Stripe. Eine erfolgreiche Zahlungsweiterleitung oder die Anzeige einer Erfolgsmeldung im Browser ersetzt nicht die serverseitige Prüfung der Buchung und die ordnungsgemäße Kontoaktivierung.
Nach Vertragsschluss erhält der Kunde die Informationen für die Einrichtung seines Hauskontos. Die Erstkonfiguration kann einen gesonderten, zeitlich begrenzten Einrichtungslink und eine Verifikation der zuständigen Leitung erfordern. Der Kunde sorgt für zutreffende Einrichtungsdaten und eine erreichbare dienstliche Kontaktadresse.
4. Tarife, Benutzerkonten und Nutzungsgrenzen
PITEVA kann einen unentgeltlichen FREE-Tarif sowie entgeltliche Tarife wie PRO, TEAM und FACILITY anbieten. Maßgeblich sind die bei Abschluss konkret ausgewiesenen Leistungen, Nutzergrenzen, Einrichtungsgrenzen und Preise. Im FREE-Tarif werden nur die im jeweiligen FREE-Angebot beschriebenen Funktionen bereitgestellt; ein kostenpflichtiges Upgrade setzt eine gesonderte aktive Buchung voraus.
Soweit im FREE-Angebot die Konfiguration des Besetzungsschlüssels für Teams mit bis zu zehn Mitarbeitenden vorgesehen ist, wird diese Funktion nicht allein wegen der Wahl eines FREE-Tarifs kostenpflichtig. Darüber hinausgehende Nutzungsrechte oder Kontingente ergeben sich aus dem jeweiligen Tarif.
Der Kunde benennt nur berechtigte Personen als Administratoren, Pflegedienstleitungen, Wohnbereichsleitungen oder Mitarbeitende. Er ist für die Berechtigungsvergabe, die Richtigkeit der hinterlegten Rollen und die Entfernung nicht mehr berechtigter Konten verantwortlich. Individuelle Zugangsdaten dürfen nicht gemeinsam genutzt oder unbefugt weitergegeben werden.
5. Vergütung, Steuern und Rechnungsstellung
Für entgeltliche Tarife gilt der Gesamtpreis, der dem Kunden unmittelbar vor Abgabe der Bestellung im Bestellvorgang angezeigt wird. Sofern keine andere individuelle Vereinbarung besteht, handelt es sich um monatliche Abonnemententgelte, die für die jeweilige Abrechnungsperiode im Voraus fällig sind. Zusatzleistungen werden nur gesondert berechnet, wenn sie zuvor ausdrücklich vereinbart wurden.
Soweit PITEVA auf den betreffenden Umsatz die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, wird keine Umsatzsteuer berechnet oder gesondert ausgewiesen. Soweit eine Steuer rechtlich anfällt, muss diese vor einer kostenpflichtigen Bestellung transparent im maßgeblichen Gesamtpreis ausgewiesen sein. Maßgeblich ist die tatsächlich auf die Leistung anwendbare steuerliche Behandlung.
Rechnungen und Zahlungsbelege können elektronisch übermittelt oder über den Zahlungsdienstleister bereitgestellt werden. Der Kunde stellt dafür korrekte Rechnungs- und Kontaktdaten bereit und aktualisiert diese bei Änderungen.
6. Zahlung und Zahlungsverzug
Die verfügbaren Zahlungsarten werden im Bestellvorgang angezeigt. Zahlungsinformationen werden im Rahmen der jeweiligen Zahlungsabwicklung nach den Bedingungen des Zahlungsdienstleisters verarbeitet. PITEVA speichert nicht selbst die vollständigen Zahlungskartendaten.
Bei fehlgeschlagener Abbuchung wird der Kunde über geeignete Kontaktwege informiert und erhält Gelegenheit, eine gültige Zahlungsart zu hinterlegen und einen Rückstand auszugleichen. Gesetzliche Rechte wegen Zahlungsverzugs bleiben unberührt.
Bei erheblichem Zahlungsverzug darf PITEVA nach angemessener Vorankündigung den Zugang zu kostenpflichtigen Funktionen vorübergehend einschränken, soweit dies unter Berücksichtigung der Interessen des Kunden und der von der Nutzung abhängigen organisatorischen Abläufe verhältnismäßig ist. Rechtlich zwingende Rechte und die erforderliche Datenrückgabe bleiben unberührt.
7. Laufzeit und Kündigung
Ein entgeltlicher Monatstarif läuft jeweils für eine monatliche Abrechnungsperiode und verlängert sich automatisch um jeweils eine weitere monatliche Periode, sofern er nicht zuvor gekündigt wird. Soweit kein abweichender individualvertraglicher Kündigungstermin vereinbart wurde, kann der Kunde jederzeit mit Wirkung zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode kündigen. Der Zugang bleibt bis zum Ablauf dieser Periode im geschuldeten Umfang bestehen.
Die Kündigung kann über ein bereitgestelltes Abonnement- beziehungsweise Kundenportal oder per E-Mail an info@piteva.de erklärt werden. PITEVA bestätigt den Eingang in Textform. Der FREE-Tarif kann jederzeit ohne Kündigungsfrist beendet werden, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Abwicklungspflichten entgegenstehen.
Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund nach § 314 BGB bleibt unberührt. Ein Wechsel in einen anderen Tarif bedarf einer gesonderten Bestätigung; gegebenenfalls anfallende Mehrkosten werden vor dem Wechsel ausgewiesen.
8. Einrichtung und Mitwirkungspflichten des Kunden
Der Kunde ist für die rechtmäßige Erhebung, Eingabe und Pflege der von ihm eingestellten Personal-, Stations-, Dienstplan- und gegebenenfalls weiteren personenbezogenen Daten verantwortlich. Er prüft insbesondere Personalbesetzung, Ruhezeiten, Qualifikationen, tarifliche Besonderheiten, gesetzliche Vorgaben und die fachliche Eignung der Planungsergebnisse vor deren Veröffentlichung oder betrieblicher Umsetzung.
Der Kunde stellt eine geeignete technische Umgebung mit funktionsfähigen Endgeräten, aktuellen Browsern beziehungsweise kompatiblen Apps, Internetverbindung und erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen bereit, soweit diese nicht ausdrücklich von PITEVA übernommen werden.
Der Kunde darf keine rechtswidrigen Inhalte einstellen, keine Rechte Dritter verletzen und die Software nicht missbräuchlich, etwa durch Angriffe auf Systeme, automatisiertes Auslesen ohne Erlaubnis oder Umgehung von Zugriffs- und Tarifgrenzen, nutzen.
9. Nutzungsrechte und geistiges Eigentum
PITEVA räumt dem Kunden für die Vertragsdauer das einfache, nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht ein, die jeweils freigeschaltete Software im vereinbarten betrieblichen Umfang durch berechtigte Nutzer einzusetzen. Eine Überlassung von Quellcode oder ein Eigentumsübergang ist damit nicht verbunden.
Dem Kunden und den betroffenen Personen verbleiben die ihnen jeweils zustehenden Rechte an den vom Kunden eingestellten Daten und Inhalten. PITEVA erhält daran nur die Rechte, die zur vertragsgemäßen Bereitstellung, Sicherung und Wartung der Leistung erforderlich sind.
Gesetzlich zwingend zulässige Handlungen bleiben unberührt. Eine Unterlizenzierung, Vermietung oder kommerzielle Weitergabe an nicht berechtigte Dritte ist ohne vorherige Zustimmung von PITEVA nicht gestattet.
10. Verfügbarkeit, Support und Weiterentwicklung
PITEVA erbringt die Dienste mit der vertraglich geschuldeten Sorgfalt. Vorübergehende Einschränkungen können insbesondere durch Wartung, sicherheitsnotwendige Maßnahmen, Störungen des Internets und von Drittanbietern auftreten. Eine bestimmte prozentuale Mindestverfügbarkeit gilt nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart wird.
PITEVA kann Sicherheitsupdates, Fehlerbehebungen und funktionale Verbesserungen bereitstellen. Wesentliche Einschränkungen vereinbarter kostenpflichtiger Kernfunktionen während einer laufenden Vertragsperiode erfolgen nicht ohne sachlichen Grund und angemessene Berücksichtigung der Kundeninteressen; zwingende Sicherheitsmaßnahmen bleiben zulässig.
Supportanfragen sind an info@piteva.de zu richten. Verbindliche Reaktionszeiten und gesonderte Leistungen gelten nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart oder im gebuchten Leistungsumfang zugesagt werden.
11. Dienstplanung, Warnungen und Notfallsituationen
Automatisierte Vorschläge, Prüfmeldungen, Benachrichtigungen und gegebenenfalls KI-gestützte Funktionen dienen der Unterstützung und müssen von fachlich zuständigen Personen geprüft werden. Die Letztverantwortung für Dienstpläne, Personalentscheidungen und pflegerische beziehungsweise organisatorische Maßnahmen verbleibt beim Kunden.
Etwaige Hilferuf-, Alarm- oder Benachrichtigungsfunktionen sind keine garantierte Notruf- oder behördliche Leitstellenanbindung und ersetzen keine vorgeschriebenen Alarmierungswege, keine Notrufnummer 112 und keine eigenen Notfall- und Ausfallkonzepte der Einrichtung.
Für zeitkritische sicherheitsrelevante Vorgänge muss der Kunde unabhängig von PITEVA geeignete organisatorische und technische Rückfallverfahren vorhalten.
12. Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Soweit der Kunde bei der Nutzung über Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Beschäftigten-, Bewohner- oder sonstiger Daten entscheidet, ist er datenschutzrechtlich Verantwortlicher. PITEVA verarbeitet solche Daten im Rahmen der vereinbarten Dienstleistung grundsätzlich als Auftragsverarbeiter. Für die Verarbeitung im Auftrag schließen die Parteien vor produktiver Übermittlung personenbezogener Daten einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO einschließlich erforderlicher technischer und organisatorischer Maßnahmen und Informationen über Unterauftragsverarbeiter.
Die AGB ersetzen den AVV nicht. Gesundheitsdaten und andere besonders schutzbedürftige Daten dürfen nur in den dafür ausdrücklich vorgesehenen, vertraglich und datenschutzrechtlich abgesicherten Funktionen verarbeitet werden. Ohne dafür freigeschalteten Leistungsumfang dürfen solche Daten nicht in ungeeignete Test-, Demo- oder Freitextbereiche hochgeladen werden.
Für eigene Geschäftsprozesse von PITEVA, insbesondere Vertragsverwaltung und Abrechnung, gilt die gesonderte Datenschutzerklärung. Zahlungsdienstleister können insoweit datenschutzrechtlich eigenständig verantwortlich handeln.
13. Vertraulichkeit und IT-Sicherheit
Beide Parteien behandeln ihnen im Zusammenhang mit der Vertragsdurchführung bekannt werdende nicht öffentliche Geschäfts- und Betriebsinformationen vertraulich, soweit keine gesetzliche Offenlegungspflicht besteht oder die Informationen bereits rechtmäßig öffentlich bekannt sind.
Der Kunde schützt seine Zugangsdaten, verwendet angemessene Passwörter und meldet vermutete unbefugte Zugriffe oder Sicherheitsvorfälle unverzüglich an info@piteva.de. PITEVA trifft die nach Vertrag und Datenschutzrecht geschuldeten angemessenen Sicherheitsmaßnahmen und informiert nach Maßgabe der gesetzlichen und vertraglichen Pflichten über relevante Vorfälle.
14. Mängel und Haftung
Bei Mängeln gelten die gesetzlichen Rechte, soweit diese AGB keine wirksamen, ausdrücklich vereinbarten Abweichungen enthalten. Der Kunde soll nachvollziehbare Störungen mit den zur Analyse erforderlichen Angaben melden; vertrauliche oder besondere personenbezogene Daten sind dabei möglichst zu vermeiden.
PITEVA haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie in Fällen zwingender gesetzlicher Haftung und ausdrücklich übernommener Garantien.
Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet PITEVA für den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Im Übrigen ist die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig. Diese Bestimmungen gelten entsprechend für gesetzliche Vertreter und Erfüllungsgehilfen.
Zwingende datenschutzrechtliche Ansprüche und sonstige gesetzlich unabdingbare Ansprüche bleiben unberührt.
15. Sperrung bei Missbrauch
Bei konkreten Anhaltspunkten für erhebliche Sicherheitsrisiken, rechtswidrige Nutzung oder schwerwiegende Vertragsverletzungen darf PITEVA betroffene Zugänge oder Funktionen im erforderlichen Umfang vorübergehend sperren. Die Sperrung ist auf das notwendige Maß zu begrenzen und wird dem Kunden, soweit rechtlich und sicherheitstechnisch möglich, vorab mitgeteilt.
PITEVA ermöglicht die Behebung des Problems und hebt die Sperrung wieder auf, sobald der Sperrgrund entfällt. Rechte auf außerordentliche Kündigung und Schadensersatz bleiben unberührt.
16. Datenrückgabe und Vertragsende
Nach Ende des Vertrags enden die eingeräumten Nutzungsrechte. Der Kunde ist dafür verantwortlich, rechtzeitig die im Dienst angebotenen Exportmöglichkeiten zu nutzen und gegebenenfalls einen erforderlichen Datenexport mit PITEVA abzustimmen. PITEVA unterstützt die Rückgabe oder Löschung personenbezogener Auftragsdaten nach den Regelungen des AVV und anwendbaren gesetzlichen Pflichten.
Eine weitergehende Speicherung erfolgt nur, soweit sie zur gesetzlichen Aufbewahrung, zur Abwicklung offener Ansprüche oder aus anderen zulässigen Gründen erforderlich ist. Die Modalitäten, Fristen und gegebenenfalls vereinbarte Formate der Datenrückgabe sind im AVV beziehungsweise im jeweiligen Leistungsumfang festzulegen.
17. Änderungen der AGB und der Preise
Änderungen dieser AGB für bestehende Verträge werden dem Kunden in Textform unter Angabe der vorgesehenen Änderungen und ihres Wirksamkeitszeitpunkts mitgeteilt. Materielle Änderungen bestehender Hauptleistungspflichten, der vereinbarten Vergütung oder wesentlicher Nutzungsrechte bedürfen einer wirksamen gesonderten Vereinbarung beziehungsweise Zustimmung, soweit nicht eine unmittelbar anwendbare gesetzliche Regelung anderes bestimmt.
Eine ausbleibende Antwort des Kunden gilt nicht allein als Zustimmung. Für neue Buchungen gelten die im jeweiligen Bestellvorgang wirksam einbezogenen Bedingungen und Preise.
18. Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gesetzlich zwingende Regelungen bleiben unberührt. Ein ausschließlicher Gerichtsstand wird durch diese AGB nicht vereinbart.
Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, gelten an ihrer Stelle die gesetzlichen Vorschriften; die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen bleibt nach Maßgabe des Gesetzes unberührt.
Für Erklärungen und Rückfragen zum Vertrag ist PITEVA unter info@piteva.de erreichbar.